Wat is Data Governance? Verbeter je Data Management

Data Governance is een kwestie van mensen, processen, beleid en tools. Deze zullen organisaties in staat stellen om de juiste beslissingen te nemen, waarbij ze best practices volgen (en nalevingsregels), terwijl ze data gebruiken om succesvoller te worden.

In deze blog behandelen we de volgende onderwerpen:

• Wat is data governance?
• De voordelen van data governance
• De uitdagingen bij het implementeren van data governance
• Een stapsgewijs plan over hoe te beginnen met data governance
• Best practices om succes te behalen met data governance

Wat is Data Governance en een Data Governance Framework?

Zoals de inleiding vermeldt, gaat Data governance over drie dingen: mensen, processen en technologie. Een data governance framework is een blauwdruk voor het besturen van jouw data. Elke data governance praktijk begint met het definiëren van dit framework - uniek voor de organisatie.

Het framework voor data governance begint met het definiëren van de basis voor jouw datastrategie en naleving. Allereerst moet het datamodel van de organisatie worden gedefinieerd: wat zijn de invoergegevens, welke gegevens vangen we op en wat produceren we? Het governance model legt vervolgens de processen en verantwoordelijkheden vast die bepalen hoe deze gegevensstromen worden beheerd en gecontroleerd.

Kortom, jouw data governance framework moet omvatten:

• Organisatiestructuur: De verschillende rollen en verantwoordelijkheden van teams die betrokken zijn bij data. Dit omvat een kampioen op managementniveau tot aan de individuele teams die de data produceren en ermee werken.
• Data Definities: Welke data hebben we, in welke systemen bevindt het zich, en wat vertegenwoordigt het? (Kunnen we het allemaal eens worden over dezelfde definities voor onze KPI’s?) Wat is de structuur van onze data?
• Normen en Beleid: Welke branche-specifieke beleidsregels moeten we naleven? Zijn we GDPR-compatibel?
• Meten en verbeteren: Hoe kunnen we het succes van onze data governance meten?

Voordelen van het Implementeren van een Data Governance Framework

De analogie “data is de nieuwe olie” benadrukt het potentieel van data, maar net als ruwe olie vereist data verfijning om zijn ware waarde te ontsluiten. Een robuust data governance framework is essentieel om processen vast te stellen die je in staat stellen om je ruwe data om te zetten in hoogwaardige, bruikbare inzichten.

1. Verbeterde Datakwaliteit: Een data governance framework zorgt ervoor dat data nauwkeurig wordt verzameld, opgeslagen en onderhouden. Dit verbetert de datakwaliteit, waardoor het betrouwbaar en bruikbaar wordt voor besluitvormingsprocessen.
2. Verbeterde Efficiëntie: Met duidelijke richtlijnen voor datacollectie, -opslag en -gebruik kunnen organisaties hun data management processen stroomlijnen. Dit verbetert de efficiëntie omdat teams minder tijd besteden aan het zoeken naar data of het corrigeren van fouten, waardoor ze zich kunnen concentreren op waarde toevoegende taken.
3. Geoptimaliseerde Besluitvorming: Hoogwaardige data leidt tot beter geïnformeerde besluitvorming. Door nauwkeurige en tijdige inzichten te benutten die zijn afgeleid van het data governance framework, kunnen bedrijven zelfverzekerd strategische beslissingen nemen. Bijvoorbeeld, marketingteams kunnen hun campagnes aanpassen op basis van precieze klantgegevens, wat leidt tot een beter rendement op investeringen.
4. Betere Risicobeheersing: Een data governance framework helpt ook bij het beperken van risico’s die gepaard gaan met datalekken, nalevingskwesties of data inconsistenties. Door gestandaardiseerde protocollen voor datahandling en toegang te implementeren, kunnen organisaties gevoelige informatie beschermen en naleving van regelgeving waarborgen.
5. Verhoogde Wendbaarheid: Wanneer besluitvormers toegang hebben tot betrouwbare en relevante data, wordt agile besluitvorming vergemakkelijkt. Een data governance framework stelt organisaties in staat om snel aan te passen aan veranderende marktomstandigheden of opkomende kansen door een solide basis van betrouwbare data te bieden.

Een goed gevestigd data governance framework verfijnt ruwe data tot waardevolle inzichten. Het stimuleert organisatorische efficiëntie, geïnformeerde besluitvorming en strategische wendbaarheid, wat de prestaties en concurrentiepositie verbetert.

Data Democratie

Een lastig aspect van het worden van datagedreven worden is data democratisering in grotere organisaties. Data leeft vaak in silo’s waardoor verschillende werknemers geen toegang hebben tot data voor hun dagelijkse werkzaamheden. Door een framework op te zetten voor data democratisatie dat werknemers toegang geeft tot de juiste data, tools en processen, kan data worden gebruikt voor het nemen van strategische beslissingen, het meten van prestaties en het ontdekken van nieuwe kansen.

Zorgen voor Naleving van Regelgevingsvereisten

De proliferatie van wereldwijde regelgeving voor de privacy van klantgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie, benadrukt de noodzaak voor organisaties om gegevensverzameling, -opslag en -gebruik zorgvuldig te beheren. Deze regelgeving geeft gebruikers rechten zoals het verzoek om persoonsgegevens te laten verwijderen uit organisaties of het naleven van wetten inzake gegevenssoevereiniteit, waarbij gegevens lokaal moeten worden opgeslagen en verwerkt.

Ondanks de duidelijke voordelen van het implementeren van een data governance framework, zien veel organisaties zich geconfronteerd met formidabele uitdagingen bij de succesvolle adoptie ervan. Laten we ingaan op de redenen hiervoor.

De grote uitdagingen bij het opnemen van een data governance framework

Een groot deel van een succesvol data governance programma richt zich niet op de data zelf, maar eerder op de mensen, teams, communicatie en samenwerkingsprocessen die van kracht zijn. Dit is ook het moeilijkste gedeelte om goed te krijgen. Naarmate een organisatie verandert en begint met het aanpakken van de problemen die een data governance programma probeert op te lossen, zal de organisatie en haar cultuur ook moeten veranderen. Een veelgehoorde uitspraak in dit proces zal zijn ‘we hebben het altijd zo gedaan’; het aanpakken van deze ‘slechte gewoonten’ in een organisatie is van het grootste belang, maar een zware strijd en geen gemakkelijke taak.

Om deze uitdagingen direct aan te pakken, volgen hier een paar tips die je helpen om veelvoorkomende fouten te vermijden die we hebben gezien:

1. Zorg ervoor dat datamanagement een gerespecteerde functie binnen het bedrijf is. Het is van het grootste belang dat iedereen begrijpt hoe belangrijk het is om data correct te beheren. Zoals ze zeggen: ‘data is je grootste asset’.
2. Een persoon in het management moet verantwoordelijk worden gemaakt voor data governance. Om succes te behalen met data (governance), heb je een ‘zakelijk leider’ nodig die het voortouw neemt in het veranderen van de organisatie ten goede.
3. Begrijp dat data governance een continu proces is. Begin klein en blijf itereren.
4. Betrek alle teams binnen jouw organisatie. Elke bedrijfseenheid moet een persoon hebben die verantwoordelijk is voor data-definities en de aanspreekpersoon die anderen binnen de organisatie kan helpen bij het gebruik van de data.
5. Documenteer jouw data -processen, -structuren en -definities. Oefen en predik het framework.

Nu we de uitdagingen en voordelen van data governance hebben vastgesteld, laten we proberen de eerste stappen naar het opzetten van een data governance framework concreter te maken.

Zeven Stappen om een Data Governance Programma op te Bouwen

Data governance is belangrijk, maar voor velen is het ook een vaag concept. In deze sectie hebben we een stapsgewijs proces beschreven dat je kunt volgen (en dat we volgen met onze klanten).

1. Het zakelijke argument voor data governance vaststellen.

Door eerst te focussen op de reden waarom we data governance nodig hebben, vermijden we de valkuil te denken dat data governance een doel op zich is; dat is het niet. Definieer duidelijk de problemen die je met data governance wilt oplossen, dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door te meten wat het zou kosten om geen data governance te hebben. Dit helpt je toekomstige zelf om te begrijpen waarom het zo belangrijk is dat we tijd besteden aan dit alles.

Bij het opstellen van het dit document zorg je ervoor dat je een duidelijke visie creëert qua datakwaliteit en processen die je organisatie wilt bereiken.

2. Een ‘kampioen’ voor data governance benoemen.

Een cruciale stap om data governance succesvol te maken, is om het onderdeel te maken van de strategie op hoog niveau van het bedrijf. Om met succes een organisatie en haar werkwijzen te veranderen, heb je een leider in het management nodig die de vereiste verandering predikt, anders loop je het risico te falen voordat je überhaupt begonnen bent.

3. Ontwerpen van datastandaarden en definities

Om te beginnen moeten alle belangrijke metrieken en KPI’s en onderliggende datapunten worden ondersteund door duidelijke definities van wat ze zijn en hoe je ze meet. Systemen die data genereren en variaties op dezelfde data moeten duidelijk worden gedocumenteerd, en kwaliteitsstandaarden moeten worden vastgesteld. Zodra deze standaarden zijn vastgesteld, moeten stappen worden genomen om ervoor te zorgen dat deze worden nageleefd.

4. Ontwerp van een Data Governance Organisatie

Je organisatiestructuur moet in lijn zijn met de standaarden die je hebt vastgesteld voor effectief data management. Dit omvat het definiëren van de rollen en verantwoordelijkheden van degenen die toezicht houden op data governance, het vaststellen van interne governanceprocessen om activiteiten zoals verandermanagement voor standaarden te beheren, en het aanpassen van externe processen die van invloed zijn op het vermogen van de organisatie om te regeren, zoals IT-projectmanagementprocedures.

5. Vaststellen van Data-eigenaarsrollen

Data-eigenaren zijn belast met het toezicht houden op de datastandaarden van de data genererende systemen en het voortouw nemen in de ontwikkeling van een routekaart voor datakwaliteit, waarover we het in de volgende stap zullen hebben.

6. Ontwikkelen van een Routekaart voor Datakwaliteit

Deze routekaart dient als een uitgebreide gids voor de huidige status van jouw datakwaliteit. Evalueer het tegen de vastgestelde standaarden in jouw organisatie en stel strategische acties voor om eventuele hiaten te overbruggen en een blijvend hoge kwaliteit te garanderen.

7. Toewijzen van Additionele Rollen voor Data Governance

Zorg ervoor dat de overige rollen benodigd voor het data governance framework zijn vervult. Denk aan doorlopende metingen zoals beschreven in het framework en de uitvoering van activiteiten zoals beschreven in de routekaart voor datakwaliteit.

Conclusie

Samengevat is data governance essentieel voor organisaties om hun data effectief te benutten. Een goed uitgevoerd framework zorgt voor datakwaliteit, verbetert efficiëntie en maakt geïnformeerde besluitvorming mogelijk, terwijl naleving wordt gegarandeerd. Ondanks uitdagingen zoals organisatorische inertie en evoluerende regelgeving, kan een gestructureerde aanpak obstakels overwinnen. Door een duidelijk zakelijk argument op te stellen, kampioenen aan te wijzen en standaarden te ontwerpen, banen organisaties de weg naar succes. Continue monitoring en verfijning zijn essentieel voor blijvende effectiviteit. Uiteindelijk is data governance een strategische noodzaak, waardoor bedrijven succesvol kunnen worden en blijven met het inzetten van data.